Tips & Trik

Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Data Excel

cara membuat mail merge di word

Mail Merge adalah salah satu fitur yang terdapat pada Microsoft Word yang berfungsi untuk membuat surat secara masal yang ditujukan ke banyak orang tanpa mengubah isi surat seperti surat undangan dan lainnya.

Misalnya surat undangan, tentu surat jenis ini dibuat dengan jumlah banyak tidak mungkin hanya satu atau dua saja namun dengan isi dokumen yang sama, yang membedakannya adalah Nama dan Alamat yang di undang. Nah anda bisa menggunakan fasilitas ini untuk membuat surat-surat tersebut.

Jadi intinya, fitur ini bisa membantu mempercepat anda dalam membuat surat yang tujuannya berbeda tanpa membuatnya satu-persatu.

Yang perlu dipersiapkan yang pertama adalah isi surat dibuat menggunakan Microsoft Word, kedua membuat datanya jika anda membuat surat undangan data yang diperlukan adalah Nama dan Alamat orang yang diundang ini dibuat menggunakan Microsoft Excel.

Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Data dari Excel

Saya akan membaginya menjadi 4 bagian supaya lebih mudah dipahami bagian yang pertama membuat Data Surat yang di undang, kedua membuat Isi Surat, ketiga menggabungkan keduanya sampai dengan mencetaknya.

Pada panduan kali ini saya menggunakan Microsoft Office 2013 apabila anda menggunakan versi yang lama seperti 2007 dan 2010 atau yang terbaru 2016, jangan khawatir karena caranya sama saja. Mari kita mulai.

1. Membuat Data Surat di Microsoft Excel

Seperti yang telah saya tulis diatas data surat ini berisi mengenai data orang yang diundang misalnya Nama, Tempat Tanggal Lahir, dan Pendidikan. Jika anda membuat surat resmi mungkin datanya lebih banyak lagi, agar tidak bingung maka yang saya cantumkan hanya Nama dan Tempat Tanggal Lahir, dan Pendidikan saja.

data excel

Buatlah data seperti gambar diatas kemudian simpan dengan nama Data Orang atau anda juga bisa menyimpannya dengan nama lain.

2. Membuat Isi Surat di Microsoft Word

Kemudian buatlah master surat dimana surat ini isinya sama saja tetapi pada bagian nama, tempat tanggal lahir, dan pendidikan kita bedakan sesuai dengan data yang telah dibuat sebelumnya menggunakan Microsoft Excel.

buat isi surat

Jika sudah dibuat seperti diatas, jangan ditutup lanjut ke bagian tiga…

3. Menggabungkan Sumber Data (Excel) dengan Master Surat (Word)

Bagian ketiga kita akan menggabungkan data dari excel ke master surat yang telah di buat menggunakan Microsoft Word, silahkan simak langkah-langkahnya berikut ini.

1. Pilih menu MILINGS lalu pilih Select Recipients maka akan muncul beberapa pilihan silahkan pilih Use an Existing List….

mailings

2. Kemudian cari file data excel yang telah Anda buat sebelumnya jika sudah ketemu pilih Open maka akan muncul dialog seperti gambar dibawah kemudian pilih Sheet sesuai dengan data yang telah dibuat pada Excel, apabila Anda membuat lembar kerja baru biasanya berada pada Sheet1$S kemudian OK.

pilih tabel

3. Apabila sudah berhasil menghubungkan sumber data di excel menu pada MAILINGS yang tadinya tidak menyala jadi menyala. Letakkan kursor pada bagian nama setelah titik dua jangan lupa beri jarak satu kali spasi kemudian pilih menu MAILINGS lalu pilih Insert Merge Field.

insert merge field

4. Ulangi langkah ketiga untuk memasukkan data Tempat Tanggal Lahir dan Pendidikan, jika sudah selesai maka dokumen akan tampak seperti gambar dibawah ini.

insert merge field

5. Sebelum dilakukan pencetakan alangkah baiknya diperiksa terlebih dahulu apakah sudah terhubung dengan baik atau belum, caranya pilih menu MAILINGS kemudian pilih Preview Results maka kode <<Nama>> dan kode lainnya akan berubah menjadi data yang terdapat pada Excel.

preview mail merge

4. Mencetak dan Menyimpan Mail Merge

Tahap terakhir barulah kita akan mencetaknya atau anda juga bisa menyimpannya terlebih dahulu sebelum dicetak, caranya pilih Finish & Merge maka akan muncul tiga pilihan.

finish merge

Edit Individual Documents, untuk menyimpan file sebelum dicetak, tetapi secara otomatis dokumen akan dibuat sesuai dengan jumlah data yang ada pada excel. Misalnya seperti contoh diatas saya memiliki lima data di excel maka dokumen master akan berubah menjadi lima lembar dengan isi data yang berbeda-beda sesuai data yang ada pada excel. Kemudian simpan seperti biasa.

Print Documents, untuk mencetak langsung mail merge.

Send Email Message, untuk mengirim mail merge melalui email.

Bagaimana jika saya ingin menambahkan salah seorang nama pada data excel?

Misalnya apabila Anda lupa memasukkan nama dan ingin menambahkan seorang nama, caranya tinggal tambahkan data orang tersebut ke Excel lalu simpan kemudian pada master surat (word) pilih Edit Recipient List pilih Data Source kemudian Refresh maka nama tersebut akan muncul dalam daftar data source jika sudah pilih OK.

mail merge recipients

Itulah cara yang bisa Anda gunakan untuk membuat surat masal dengan bantuan fitur Mail Merge.

Selain dapat kita gunakan untuk membuat surat undangan fitur ini juga dapat kita gunakan untuk membuat label undangan pernikahan silahkan simak di artikel panduan membuat label undangan pernikahan yang telah saya buat secara terpisah.

Bagi anda yang berprofesi sebagai guru mungkin cara ini akan berguna sekali pada saat membuat surat undangan untuk para orang tua siswa di sekolah. Demikian artikel kali ini, semoga bermanfaat.

Click to comment

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

To Top