Tips & Trik

Cara Praktis Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

cara membuat absensi otomatis di microsoft excel

Absensi merupakan salah satu catatan yang sangat penting untuk mengetahui kehadiran karyawan atau siswa disekolah. Bagi Anda yang bekerja di salah satu perusahaan sebagai admin tentu saja Anda harus bisa membuat daftar hadir atau absensi karyawan karena ini merupakan pekerjaan seorang admin.

Untuk membuatnya memang terbilang agak susah, tetapi jika sudah terbiasa membuatnya tentu akan terasa gampang. Oleh karena itu kali ini saya akan mengupasnya secara tuntas cara pembuatan absensi menggunakan aplikasi pengolah angka yang cukup populer di dunia perkantoran yakni Microsoft Excel.

Cara yang akan saya bagikan ini juga bisa digunakan untuk membuat daftar hadir siswa di sekolah karena strukturnya juga tidak jauh beda dengan absensi khusus karyawan yang terpenting ada nama, tanggal kehadiran, dan keterangan tidak hadir.

Tetapi kali ini saya akan membagikan tutorial pembuatan daftar isi untuk karyawan bagi Anda yang ingin membuatnya untuk absen sekolah tinggal menyesuaikan saja.

Pada tutorial kali ini saya menggunakan Microsoft Excel 2013 bagi anda yang menggunakan versi lama seperti 2007, 2010, atau yang terbaru 2016 silahkan menyesuaikan. Mari kita mulai!

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

Silahkan Anda buat terlebih dahulu struktur absensi sesuai dengan kebutuhan atau Anda juga bisa membuatnya seperti gambar dibawah.

kerangka absensi

Untuk membuat kerangka daftar isi seperti gambar diatas saya rasa tidak perlu dijelaskan kemungkinan Anda sudah pasti bisa karena tidak ada cara-cara khusus untuk membuatnya, ikuti saja susunannya seperti gambar diatas yang telah saya buat.

Jika strukturnya sudah siap, mari kita mulai langkah-langkahnya untuk mengaktifkan beberapa fungsi agar absensi bisa berjalan secara otomatis.

1. Membuat Conditional Formatting

Conditional Formatting merupakan salah satu fungsi yang tersedia di Excel fungsi ini akan kita gunakan untuk memberikan warna pada masing-masing keterangan daftar hadir.

Misalnya jika seorang karyawan hadir pada tanggal 1 Agustus maka akan kita beri tanda titik (.) dimana pada sel yang diberikan titik akan berwarna hijau, tetapi jika tidak hadir atau alfa maka akan kita tandai dengan huruf (a) kolomnya berwarna merah.

Seperti ini gambarannya:

  • Hadir: tanda (.) warna hijau
  • Sakit: tanda (s) warna biru
  • Izin: tanda (i) warna kuning
  • Alfa: tanda (a) warna merah

Itu merupakan gambaran saja Anda bisa menyesuaikan sendiri tanda dan warnanya sesuai keinginan, mari kita terapkan fungsinya.

1.  Langkah pertama silahkan blok sel tempat anda mengisi keterangan jika anda membuat tabel seperti yang saya buat blok mulai dari sel C6 sampai AG20, lihat gambar dibawah bagian yang terang.

bolok kolom keterangan

2. Apabila sudah di blok pada menu HOME pilih Conditional Formatting lalu pilih Manage Rules….

manage rules

3. Maka akan muncul dialog Conditional Formating Rules Manager pilih New Rule….

new rule

4. Setelah itu akan muncul lagi dialog New Formatting Rule pilih tipe Format only cells that contain, lalu pada bagian Format only cells with pilih Spesific Text lalu bagian sampingnya atur menjadi beginning with kemudian masukkan tanda.

Kita mulai dari tanda hadir masukkan saja tanda titik “.” kemudian pilih Format… untuk menentukan warna sel.

new formatting rule

5. Pilih bagian Fill kemudian atur warnanya, agar lebih mudah dibaca lebih baik sesuaikan dengan warna keterangan yang ada pada struktur daftar hadir. Sebagai contoh disini saya memilih warna hijau kemudian pilih OK, OK.

format cells

6. Pada Conditional Formatting Rules Manager maka akan muncul Rule yang telah dibuat, kurang lebih seperti gambar dibawah tampilannya.

rule telah dibuat

7. Ulangi langkah ke-3 sampai ke-6 untuk memasukkan keterangan selanjutnya seperti sakit, izin, dan alfa. Perhatikan pada langkah ke-4 gunakan tanda yang berbeda misalnya sakit “s”, izin “i”, alfa “a” jangan lupa bedakan juga warnanya.

Jika semua keterangan sudah dimasukkan kurang lebih akan tampak seperti gambar dibawah ini, jika sudah pilih OK.

conditional formatting rules manager

Sampai disini kita sudah berhasil mengatur Conditional Formatting, silahkan coba anda masukkan salah satu tanda ke salah seorang nama pada tanggal tertentu. Misalnya pada tanggal 1 Agustus Andri hadir maka beri tanda titik seperti gambar dibawah.

Secara otomatis warnanya akan berubah sesuai dengan masing-masing tanda yang ditulis yang telah kita atur pada pada fungsi Conditional Formatting. Apabila pada saat memberikan tanda warnanya berubah berarti Anda sudah berhasil.

isi keterangan

Mari kita lanjut ke tahap selanjutnya dimana kita akan mencari jumlah keterangan menggunakan rumus.

2. Mencari Jumlah Keterangan

Pada tahap ini kita akan mencari jumlah keterangan misalnya jumlah kehadiran Andri selama satu bulan, dimana hasilnya nanti akan disimpan pada kolom keterangan hadir.

Apakah saya harus menunggu absen penuh selama satu bulan baru dihitung jumlah totalnya?

Tidak, rumus ini akan tetap menempel pada sel yang telah ditentukan. Jadi, apabila kita mengisi kehadiran pada tanggal tertentu otomatis pada kolom kehadiran akan berubah sendiri.

1. Mencari jumlah keterangan masing-masing karyawan

Kita akan menggunakan rumus COUNTIF untuk menghitungnya. Lantas bagaimana cara menerapkannya? Yuk! silahkan ikuti langkah-langkahnya dibawah ini.

1. Klik tepat pada sel bawah keterangan hadir dimana itu nantinya akan menjadi tempat jumlah hadir Andri, kemudian pada Formula Bar tulis rumus dibawah ini.

=COUNTIF(C6:AG6, “.”)

Setelah menulis rumus diatas kemudian tekan Enter maka jumlah hadir Andri akan muncul tepat di bawah sel hadir.

rumus mencari jumlah keterangan

COUNTIF merupakan rumus untuk menghitung jumlah sel dengan kriteria tertentu, contoh penerapan rumus diatas C6:AG6 adalah jumlah sel yang akan dihitung sedangkan “.” merupakan kriteria yang kita cari.

Jadi apabila pada sell C6 sampai AG6 ada sel yang berisi tanda titik “.” maka hasilnya akan disimpan dibagian keterangan hadir karena memang tanda titik “.” telah kita atur menjadi tanda hadir.

Selanjutnya tulis rumus ini tepat dibagian bawah sel masing-masing keterangan:

  • Rumus untuk mencari jumlah sakit Andri: =COUNTIF(C6:AG6, “s”)
  • Rumus untuk mencari jumlah izin Andri: =COUNTIF(C6:AG6, “i”)
  • Rumus untuk mencari jumlah alfa Andri: =COUNTIF(C6:AG6, “a”)

Apakah saya harus menghitung keterangan satu per satu karyawan? Tidak perlu, Anda cukup mencari karyawan pada daftar yang paling atas saja (Andri Supriadi). Untuk menghitung karyawan, seperti ini caranya.

Tepat di sel rumus yang telah anda masukkan tadi arahkan kursor ke bagian pojok kanan bawah sel nanti akan muncul tanda + nah klik kiri tahan lalu tarik ke bawah sampai baris karyawan terakhir, secara otomatis nanti akan muncul jumlahnya hadir masing-masing karyawan. Agar lebih jelas perhatikan gambar di bawah.

auto fill

Ulangi cara tersebut pada bagian keterangan sakit, izin, dan alfa. Jika sudah coba masukkan tanda keterangan ke salah satu karyawan pada tanggal berapa saja, otomatis jumlah keterangan akan masuk sendiri ke masing-masing sel keterangan tiap karyawan.

2. Mencari jumlah total keterangan seluruh karyawan

Tahap selanjutnya mencari jumlah total masing-masing keterangan pada seluruh karyawan mulai dari total hadir, sakit, izin, sampai dengan alfa.

Caranya menggunakan rumus =SUM jika struktur yang Anda buat sama seperti gambar diatas maka kita akan menggunakan seperti ini:

  • Hadir: =SUM(AH6:AH20)
  • Sakit: =SUM(AI6:AI20)
  • Izin: =SUM(AJ6:AJ20)
  • Alfa: =SUM(AK6:AK20)

Silahkan anda coba masukkan tanda keterangan pada karyawan tanggal berapa saja, sekarang tidak hanya total keterangan dari masing-masing karyawan saja yang otomatis berubah tetapi total keterangan seluruh karyawan juga ikut berubah secara otomatis.

***

Sampai disini kita sudah berhasil membuatnya 😊, absensi sudah siap digunakan. Silahkan lihat gambar dibawah ini jika absen yang sudah dibuat kita gunakan untuk mendata kehadiran karyawan otomatis jumlahnya akan menyesuaikan.

berhasil membuat absensi otomatis

BONUS: Bagi sobat yang kebingungan dan tidak mau ribet sobat bisa mengunduh absensi otomatis yang telah saya buat, apabila masih kebingungan silahkan tulis di kolom komentar permasalahannya secara spesifik supaya saya bisa menjawabnya dengan jelas.

Link Download: Absensi Otomatis Microsoft Excel

Demikian artikel kali ini semoga bermanfaat 😁 , bagi sobat yang ingin mencoba absensi yang telah saya buat silahkan tulis alamat email di kolom komentar nanti saya kirim password RAR melalui email.

Update: agar respon-nya lebih cepat silahkan kirim pesan saja langsung ke halaman Facebook Sipitek.

Update: mohon maaf saat ini saya tidak lagi menerima permintaan password absensi gratis yang telah saya buat, karena berbagai alasan.

Silahkan ikuti saja panduan di atas, apabila mengalami masalah sampaikan saja di kolom komentar.

Pasti saya bantu kok sampai jadi…

75 Comments

75 Comments

  1. nhasan sastranegara

    31 Oktober 2017 at 04:37

    Maap gan…bisa minta sample seperti di atas absensinya.malum masi bingung mas…jadi kan klo udah ada sample jadi gampang di pelajarinya.makasi sebelumnya….@mail. n_hasan_83@yahoo.co.id

  2. Kang Rezot

    31 Oktober 2017 at 07:16

    Link download dan Pass RAR sudah saya kirim ke email.

  3. Dedi Lagunturu

    31 Oktober 2017 at 22:08

    paswordnya dong

  4. Dedi Lagunturu

    31 Oktober 2017 at 22:08

    mas paswordnya dong kirim via mail:butonkp@gmail.com

  5. Kang Rezot

    1 November 2017 at 03:06

    Passwordnya RAR-nya sudah di kirim ke email ya mas

  6. SARJIO

    3 November 2017 at 05:32

    passwode RAR nya bos

  7. Kang Rezot

    3 November 2017 at 05:44

    tulis email nya bos nanti di kirim,

  8. Unknown

    27 November 2017 at 08:52

    mas, paswword nya dong.. please.
    ridwan.humble@gmail.com

  9. Alhifzil kiromi

    29 November 2017 at 06:38

    gan minta tolong kirimIN PASS. nya ya
    hifzilqirom@gmail.com

  10. syaiful arifin

    7 Desember 2017 at 11:32

    passwordnya mas, pas ketik countifnya knp gagal mas contoh =conutif(b6:af6, "a")
    nmr WA 087850800150

  11. Kang Rezot

    7 Desember 2017 at 11:39

    Passnya silahkan inbok langsung ke Facebook mas.

    Pesan gagalnya apa ya kalo saya lihat rumus yang mas tulis itu salah bukan "CONUTIF" tapi "COUNTIF".

    Kalau masih eror ganti ":" dengan ","

  12. Kang Rezot

    7 Desember 2017 at 11:40

    Silahkan inbok langsung ke Facebook mas.

    Pesan gagalnya apa ya kalo saya lihat rumus yang mas tulis itu salah bukan "CONUTIF" tapi "COUNTIF".

    Kalau masih eror ganti ":" dengan ","

  13. yuli aenuropiq

    7 Desember 2017 at 23:58

    makasih mas..membantu sekali kebetulan saya megang siswa…yuliaenuropiq@gmail.com

  14. Kang Rezot

    7 Desember 2017 at 23:59

    Pass nya inbok aja lewat Facebook Sipitek.

  15. FORUM PEMUDA DESA MANGILU

    8 Desember 2017 at 00:03

    Ass… Pak, Bisa kirim Paswordnya.. hihihi mw belajar tentang absen so mw melamar kerja… emailku asdarbasri19@gmail.com, Terima kasih sebelumnya.

  16. Kang Rezot

    8 Desember 2017 at 00:06

    Inbok langsung ke Facebook Sipitek pak, smoga di terima kerjanya

  17. patriot fajar saputra

    11 Desember 2017 at 11:52

    Password RAR Kirim ke email saya,
    Terimakasih

  18. Mochammad Firdaus

    15 Desember 2017 at 02:49

    Password nya bos?
    Aku lagi belajar buat ini

  19. Adit Towel

    15 Desember 2017 at 02:49

    password ny kirim pak ke email: adityaimansyah162@yahoo.co.id

  20. Kang Rezot

    15 Desember 2017 at 02:51

    silahkan inbok langsung ke facebook sipitek: facebook.com/Sipitekcom

  21. Kang Rezot

    15 Desember 2017 at 02:52

    inbok langsung aja bos ke facebook Sipitek: facebook.com/Sipitekcom

  22. Kang Rezot

    15 Desember 2017 at 02:53

    Karena saya sekarang jarang buka email, silahkan kirim pesan aja langsung ke facebook sipitek facebook.com/Sipitekcom biar lebih cepat.

  23. Tora Salam

    19 Desember 2017 at 23:41

    gan mohon paswordnya
    email togatetuko120812@gmail.com

  24. Bayu EsjE

    28 Desember 2017 at 03:44

    hai mass…. passwordnya dong mas…. bayuesje@gmail.com

  25. Chandra Rizky Saputra

    1 Januari 2018 at 09:13

    haii mas boleh dong di bagi paswordnya makasih bnyak ya c.r.saputra@gmail.com

  26. sinta kharisma wardani

    2 Januari 2018 at 10:00

    Selamat pagii..boleh minta paswordnya? Kirim ke sinta.kharisma@gmail.com
    Trm ksh

  27. cep suparman

    2 Januari 2018 at 10:00

    mas maaf klo bisa minta Paswordnya, cep_suparman@yahoo.com

  28. fauzi

    3 Januari 2018 at 11:21

    paswordnya mas kirim ke fauziozi3@gmail.com

  29. Karunia Dian

    4 Januari 2018 at 10:02

    om bisa dikirim password nya ke karuniadian234.kd@gmail.com

  30. Unknown

    8 Januari 2018 at 03:17

    bagi passwordnya donk om admin.. kenchiang7882@gmail.com

  31. Gian Jatnika

    8 Januari 2018 at 11:12

    Bagus dan enak d liatnya, mo belajar dong…

  32. Kang Rezot

    8 Januari 2018 at 11:14

    Makasih, silahkan dipelajari kalau ada yang belum paham tinggal di tanyakan saja,

  33. Unknown

    12 Januari 2018 at 07:35

    MAS Password kirim ke email dong ke office.promexjatiasih@gmail.com

  34. azhar jambewangi

    23 Januari 2018 at 18:38

  35. Unknown

    25 Januari 2018 at 03:44

    paswordnya om

  36. Edy Nuryudanto

    26 Januari 2018 at 15:28

    Passwordnya dong Gan, ryudanto@gmail.com

  37. Ratna Oppo

    2 Februari 2018 at 10:18

    pasword nya mohon dikirim
    ratna.oppo96@gmail.com

  38. Dwi Setyo Anggoro

    2 Februari 2018 at 10:18

    Password please sir. dowaldowel@gmail.com

  39. opo wae seng apik

    2 Februari 2018 at 10:18

    gan Passwordnya dong nasrulhdd@gmail.com

  40. Didink Kosasi DT

    4 Februari 2018 at 05:57

    Minta passwordnya gan

  41. Hadi Sumaryadi

    5 Februari 2018 at 07:30

    minta passwordny gan hadi.sumaryadi@yahoo.com

  42. H. Faizal Muhidu

    11 Februari 2018 at 03:31

    Gan, minta password donk email ane faizalmuhidu@gmail.com

  43. Unknown

    11 Februari 2018 at 03:32

    kirim email saya boleh ? riskaoktav2@gmail.com

  44. NeStAzAqQa

    11 Februari 2018 at 03:31

    Bisa minta psswrd nya nestazaqqa@gmail.com

  45. Indra Anugraha

    14 Februari 2018 at 09:57

    Sudah sy inbox mas

  46. Kang Rezot

    14 Februari 2018 at 10:03

    oke sudah ya.

  47. Fajar Rizalrullah

    15 Februari 2018 at 13:38

    Terima kasih sharingnya, sangat bermanfaat.

    email : fajar.rizalrullah@gmail.com

  48. nungkyayu palupi

    24 Februari 2018 at 04:58

    pass nya gan. email nya nungkyayupalupi@gmail.com

  49. Unknown

    24 Februari 2018 at 05:01

    bisa minta password nya? email: 16.03luv@gmail.com

  50. yusup alkop

    24 Februari 2018 at 05:01

    kirim email ke yusup.alkop@gmail.com

  51. yusup alkop

    24 Februari 2018 at 05:02

    mantap jiwa bos..
    tolong dikirim password nya…
    soalnya dalam rumus =COUNTIF(………) masih error

  52. rooney chaniago

    24 Februari 2018 at 05:02

    mas bro minta passwordnya dunk..
    rooney.chania@gmail.com

    thx ya

  53. M Basuki

    24 Februari 2018 at 15:13

    mohon paswordnya gan
    email mbasuki1@gmail.com

  54. Steven Wewen

    24 Februari 2018 at 15:13

    Minta passnya bro email stevenwewen@gmail.com

  55. Dan Chus

    10 Maret 2018 at 05:48

    and.chus2012@gmail.com
    Mohon info tanggal dan bulan itu pa automatis?
    trus harinya terterah pa ganti tiap bulan

  56. yudhi wahyudhy

    12 Maret 2018 at 06:39

    APLIKASI SANGAT BANGUS DAN SANGAT MEMBANTU, TOLONG DI KIRIMKAN PASWORDNYA DONG !!!

  57. luky zawa

    14 Maret 2018 at 07:10

    password nya bos
    lukyzawa@gmail.com

  58. Satrio Andi Sidharta

    14 Maret 2018 at 07:11

    maaf mas, mohon dibantu untuk dikirim paswordnya via email:sa.sidharta@gmail.com, terimakasih.

  59. Arvant Qzei

    16 Maret 2018 at 06:03

    Mas minta paswordnya ( arvant.mfc@gmail.com' – 'Absensi Otomatis Microsoft Excel'

  60. ricky wahyudi yusriadi

    16 Maret 2018 at 06:03

    passwordnya dong…
    rickyw.yusriadi@gmail.com

  61. Boniez Thea

    17 Maret 2018 at 18:24

    Passwordnya gan,,,
    kirim ke email saya bond280675@gmail.com

  62. posma riana situmorang

    20 Maret 2018 at 11:49

    maaf sebelumnya, passwordya apa bang ?

  63. marisa icha

    21 Maret 2018 at 09:33

    passwordnya dong ka ke marisaherry07@gmail.com. trims

  64. Unknown

    31 Maret 2018 at 09:26

    bagi pass y donk mas acbar28@gmail.com

  65. Boniez Thea

    2 April 2018 at 08:49

    Ga dikirim2 passnya nih

  66. Unknown

    13 April 2018 at 01:16

    mas minta paspornya dong

  67. Unknown

    18 April 2018 at 01:52

    minta passnya rezapati@yahoo.com

  68. sugi yarto

    1 Mei 2018 at 01:11

    Mas, kirim passwordnya ke email sugiyarto629@gmail.com

  69. BangDewa

    4 Mei 2018 at 03:42

    Izin passwordny gan, dewa1088@gmail.com

  70. AWS MOTOR

    11 Mei 2018 at 01:57

  71. iwan setyawan

    21 Mei 2018 at 10:43

    link down load n passnya gan

  72. Sobari Zeh

    20 Juni 2018 at 04:02

    Mohon izin untuk password nya bos.. sobarizeh@gamil.com

  73. opel

    21 Juni 2018 at 08:52

    Mohon ijin password nya bos.. Ke email sobarizeh@gmail.com
    Trimakasih

  74. Unknown

    26 Juni 2018 at 13:09

    ijin minta password donk email purbanovita@rocketmail.com

  75. S@m D@bi

    28 Juni 2018 at 09:50

    @mail. sam.dabi30@gmail.com minta sandi nya dong..

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

To Top