Cara Praktis Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

8/03/2017
Absensi merupakan salah satu catatan yang sangat penting untuk mengetahui kehadiran karyawan atau siswa disekolah. Bagi Anda yang bekerja di salah satu perusahaan sebagai admin tentu saja Anda harus bisa membuat daftar hadir atau absensi karyawan karena ini merupakan pekerjaan seorang admin.

Untuk membuatnya memang terbilang agak susah, tetapi jika sudah terbiasa membuatnya tentu akan terasa gampang. Oleh karena itu kali ini saya akan mengupasnya secara tuntas cara pembuatan absensi menggunakan aplikasi pengolah angka yang cukup populer di dunia perkantoran yakni Microsoft Excel.

Cara yang akan saya bagikan ini juga bisa digunakan untuk membuat daftar hadir siswa di sekolah karena strukturnya juga tidak jauh beda dengan absensi khusus karyawan yang terpenting ada nama, tanggal kehadiran, dan keterangan tidak hadir.

Tetapi kali ini saya akan membagikan tutorial pembuatan daftar isi untuk karyawan bagi Anda yang ingin membuatnya untuk absen sekolah tinggal menyesuaikan saja.

Cara Praktis Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

Pada tutorial kali ini saya menggunakan Microsoft Excel 2013 bagi anda yang menggunakan versi lama seperti 2007, 2010, atau yang terbaru 2016 silahkan menyesuaikan. Mari kita mulai!

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

Silahkan Anda buat terlebih dahulu struktur absensi sesuai dengan kebutuhan atau Anda juga bisa membuatnya seperti gambar dibawah.

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

Untuk membuat kerangka daftar isi seperti gambar diatas saya rasa tidak perlu dijelaskan kemungkinan Anda sudah pasti bisa karena tidak ada cara-cara khusus untuk membuatnya, ikuti saja susunannya seperti gambar diatas yang telah saya buat.

Jika strukturnya sudah siap, mari kita mulai langkah-langkahnya untuk mengaktifkan beberapa fungsi agar absensi bisa berjalan secara otomatis.

1. Membuat Conditional Formatting

Conditional Formatting merupakan salah satu fungsi yang tersedia di Excel fungsi ini akan kita gunakan untuk memberikan warna pada masing-masing keterangan daftar hadir.

Misalnya jika seorang karyawan hadir pada tanggal 1 Agustus maka akan kita beri tanda titik (.) dimana pada sel yang diberikan titik akan berwarna hijau, tetapi jika tidak hadir atau alfa maka akan kita tandai dengan huruf (a) kolomnya berwarna merah.

Seperti ini gambarannya:
  • Hadir: tanda (.) warna hijau
  • Sakit: tanda (s) warna biru
  • Izin: tanda (i) warna kuning
  • Alfa: tanda (a) warna merah

Itu merupakan gambaran saja Anda bisa menyesuaikan sendiri tanda dan warnanya sesuai keinginan, mari kita terapkan fungsinya.

1.  Langkah pertama silahkan blok sel tempat anda mengisi keterangan jika anda membuat tabel seperti yang saya buat blok mulai dari sel C6 sampai AG20, lihat gambar dibawah bagian yang terang.

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

2. Apabila sudah di blok pada menu HOME pilih Conditional Formatting lalu pilih Manage Rules....

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

3. Maka akan muncul dialog Conditional Formating Rules Manager pilih New Rule....

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

4. Setelah itu akan muncul lagi dialog New Formatting Rule pilih tipe Format only cells that contain, lalu pada bagian Format only cells with pilih Spesific Text lalu bagian sampingnya atur menjadi beginning with kemudian masukkan tanda.

Kita mulai dari tanda hadir masukkan saja tanda titik "." kemudian pilih Format... untuk menentukan warna sel.

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

5. Pilih bagian Fill kemudian atur warnanya, agar lebih mudah dibaca lebih baik sesuaikan dengan warna keterangan yang ada pada struktur daftar hadir. Sebagai contoh disini saya memilih warna hijau kemudian pilih OK, OK.

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

6. Pada Conditional Formatting Rules Manager maka akan muncul Rule yang telah dibuat, kurang lebih seperti gambar dibawah tampilannya.

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

7. Ulangi langkah ke-3 sampai ke-6 untuk memasukkan keterangan selanjutnya seperti sakit, izin, dan alfa. Perhatikan pada langkah ke-4 gunakan tanda yang berbeda misalnya sakit "s", izin "i", alfa "a" jangan lupa bedakan juga warnanya.

Jika semua keterangan sudah dimasukkan kurang lebih akan tampak seperti gambar dibawah ini, jika sudah pilih OK.

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

Sampai disini kita sudah berhasil mengatur Conditional Formatting, silahkan coba anda masukkan salah satu tanda ke salah seorang nama pada tanggal tertentu. Misalnya pada tanggal 1 Agustus Andri hadir maka beri tanda titik seperti gambar dibawah.

Secara otomatis warnanya akan berubah sesuai dengan masing-masing tanda yang ditulis yang telah kita atur pada pada fungsi Conditional Formatting. Apabila pada saat memberikan tanda warnanya berubah berarti Anda sudah berhasil.

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

Mari kita lanjut ke tahap selanjutnya dimana kita akan mencari jumlah keterangan menggunakan rumus.

2. Mencari Jumlah Keterangan

Pada tahap ini kita akan mencari jumlah keterangan misalnya jumlah kehadiran Andri selama satu bulan, dimana hasilnya nanti akan disimpan pada kolom keterangan hadir.

Apakah saya harus menunggu absen penuh selama satu bulan baru dihitung jumlah totalnya?

Tidak, rumus ini akan tetap menempel pada sel yang telah ditentukan. Jadi, apabila kita mengisi kehadiran pada tanggal tertentu otomatis pada kolom kehadiran akan berubah sendiri.

1. Mencari jumlah keterangan masing-masing karyawan

Kita akan menggunakan rumus COUNTIF untuk menghitungnya. Lantas bagaimana cara menerapkannya? Yuk! silahkan ikuti langkah-langkahnya dibawah ini.

1. Klik tepat pada sel bawah keterangan hadir dimana itu nantinya akan menjadi tempat jumlah hadir Andri, kemudian pada Formula Bar tulis rumus dibawah ini.

=COUNTIF(C6:AG6, ".")

Setelah menulis rumus diatas kemudian tekan Enter maka jumlah hadir Andri akan muncul tepat dibawah sel hadir.

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft ExcelCOUNTIF merupakan rumus untuk menghitung jumlah sel dengan kriteria tertentu, contoh penerapan rumus diatas C6:AG6 adalah jumlah sel yang akan dihitung sedangkan "." merupakan kriteria yang kita cari.

Jadi apabila pada sell C6 sampai AG6 ada sel yang berisi tanda titik "." maka hasilnya akan disimpan dibagian keterangan hadir karena memang tanda titik "." telah kita atur menjadi tanda hadir.

Selanjutnya tulis rumus ini tepat dibagian bawah sel masing-masing keterangan:
  • Rumus untuk mencari jumlah sakit Andri: =COUNTIF(C6:AG6, "s")
  • Rumus untuk mencari jumlah izin Andri: =COUNTIF(C6:AG6, "i")
  • Rumus untuk mencari jumlah alfa Andri: =COUNTIF(C6:AG6, "a")

Apakah saya harus menghitung keterangan satu per satu karyawan? Tidak perlu, Anda cukup mencari karyawan pada daftar yang paling atas saja (Andri Supriadi). Untuk menghitung karyawan, seperti ini caranya.

Tepat di sel rumus yang telah anda masukkan tadi arahkan kursor ke bagian pojok kanan bawah sel nanti akan muncul tanda + nah klik kiri tahan lalu tarik ke bawah sampai baris karyawan terakhir, secara otomatis nanti akan muncul jumlahnya hadir masing-masing karyawan. Agar lebih jelas perhatikan gambar dibawah.

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

Ulangi cara tersebut pada bagian keterangan sakit, izin, dan alfa. Jika sudah coba masukkan tanda keterangan ke salah satu karyawan pada tanggal berapa saja, otomatis jumlah keterangan akan masuk sendiri ke masing-masing sel keterangan tiap karyawan.

2. Mencari jumlah total keterangan seluruh karyawan

Tahap selanjutnya mencari jumlah total masing-masing keterangan pada seluruh karyawan mulai dari total hadir, sakit, izin, sampai dengan alfa.

Caranya menggunakan rumus =SUM jika struktur yang Anda buat sama seperti gambar diatas maka kita akan menggunakan seperti ini:
  • Hadir: =SUM(AH6:AH20)
  • Sakit: =SUM(AI6:AI20)
  • Izin: =SUM(AJ6:AJ20)
  • Alfa: =SUM(AK6:AK20)

Silahkan anda coba masukkan tanda keterangan pada karyawan tanggal berapa saja, sekarang tidak hanya total keterangan dari masing-masing karyawan saja yang otomatis berubah tetapi total keterangan seluruh karyawan juga ikut berubah secara otomatis.


***
Sampai disini kita sudah berhasil membuatnya 😊, absensi sudah siap digunakan. Silahkan lihat gambar dibawah ini jika absen yang sudah dibuat kita gunakan untuk mendata kehadiran karyawan otomatis jumlahnya akan menyesuaikan.

Cara Membuat Absensi Otomatis di Microsoft Excel

BONUS: Bagi sobat yang kebingungan dan tidak mau ribet sobat bisa mengunduh absensi otomatis yang telah saya buat, apabila masih kebingungan silahkan tulis di kolom komentar permasalahannya secara spesifik supaya saya bisa menjawabnya dengan jelas.

Link Download: Absensi Otomatis Microsoft Excel

Demikian artikel kali ini semoga bermanfaat 😁 , bagi sobat yang ingin mencoba absensi yang telah saya buat silahkan tulis alamat email di kolom komentar nanti saya kirim password RAR melalui email.

Update: agar respon-nya lebih cepat silahkan kirim pesan saja langsung ke halaman Facebook Sipitek.
Previous
Next Post »

71 komentar

Write komentar
10/31/2017 delete

Maap gan...bisa minta sample seperti di atas absensinya.malum masi bingung mas...jadi kan klo udah ada sample jadi gampang di pelajarinya.makasi sebelumnya....@mail. n_hasan_83@yahoo.co.id

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
10/31/2017 delete

Link download dan Pass RAR sudah saya kirim ke email.

Reply
avatar
11/01/2017 delete

paswordnya dong

Reply
avatar
11/01/2017 delete

mas paswordnya dong kirim via mail:butonkp@gmail.com

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
11/01/2017 delete

Passwordnya RAR-nya sudah di kirim ke email ya mas

Reply
avatar
SARJIO
AUTHOR
11/03/2017 delete

passwode RAR nya bos

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
11/03/2017 delete

tulis email nya bos nanti di kirim,

Reply
avatar
Unknown
AUTHOR
11/27/2017 delete

mas, paswword nya dong.. please.
ridwan.humble@gmail.com

Reply
avatar
11/29/2017 delete

gan minta tolong kirimIN PASS. nya ya
hifzilqirom@gmail.com

Reply
avatar
12/04/2017 delete

passwordnya mas, pas ketik countifnya knp gagal mas contoh =conutif(b6:af6, "a")
nmr WA 087850800150

Reply
avatar
12/06/2017 delete

makasih mas..membantu sekali kebetulan saya megang siswa...yuliaenuropiq@gmail.com

Reply
avatar
12/06/2017 delete

Ass... Pak, Bisa kirim Paswordnya.. hihihi mw belajar tentang absen so mw melamar kerja... emailku asdarbasri19@gmail.com, Terima kasih sebelumnya.

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
12/07/2017 delete

Passnya silahkan inbok langsung ke Facebook mas.

Pesan gagalnya apa ya kalo saya lihat rumus yang mas tulis itu salah bukan "CONUTIF" tapi "COUNTIF".

Kalau masih eror ganti ":" dengan ","

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
12/07/2017 delete

Silahkan inbok langsung ke Facebook mas.

Pesan gagalnya apa ya kalo saya lihat rumus yang mas tulis itu salah bukan "CONUTIF" tapi "COUNTIF".

Kalau masih eror ganti ":" dengan ","

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
12/08/2017 delete

Pass nya inbok aja lewat Facebook Sipitek.

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
12/08/2017 delete

Inbok langsung ke Facebook Sipitek pak, smoga di terima kerjanya

Reply
avatar
12/11/2017 delete

Password RAR Kirim ke email saya,
Terimakasih

Reply
avatar
12/14/2017 delete

Password nya bos?
Aku lagi belajar buat ini

Reply
avatar
Adit Towel
AUTHOR
12/15/2017 delete

password ny kirim pak ke email: adityaimansyah162@yahoo.co.id

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
12/15/2017 delete

silahkan inbok langsung ke facebook sipitek: facebook.com/Sipitekcom

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
12/15/2017 delete

inbok langsung aja bos ke facebook Sipitek: facebook.com/Sipitekcom

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
12/15/2017 delete

Karena saya sekarang jarang buka email, silahkan kirim pesan aja langsung ke facebook sipitek facebook.com/Sipitekcom biar lebih cepat.

Reply
avatar
Tora Salam
AUTHOR
12/19/2017 delete

gan mohon paswordnya
email togatetuko120812@gmail.com

Reply
avatar
Bayu EsjE
AUTHOR
12/28/2017 delete

hai mass.... passwordnya dong mas.... bayuesje@gmail.com

Reply
avatar
1/01/2018 delete

haii mas boleh dong di bagi paswordnya makasih bnyak ya c.r.saputra@gmail.com

Reply
avatar
cep suparman
AUTHOR
1/02/2018 delete

mas maaf klo bisa minta Paswordnya, cep_suparman@yahoo.com

Reply
avatar
1/02/2018 delete

Selamat pagii..boleh minta paswordnya? Kirim ke sinta.kharisma@gmail.com
Trm ksh

Reply
avatar
fauzi
AUTHOR
1/03/2018 delete

paswordnya mas kirim ke fauziozi3@gmail.com

Reply
avatar
Karunia Dian
AUTHOR
1/04/2018 delete

om bisa dikirim password nya ke karuniadian234.kd@gmail.com

Reply
avatar
Unknown
AUTHOR
1/08/2018 delete

bagi passwordnya donk om admin.. kenchiang7882@gmail.com

Reply
avatar
Gian Jatnika
AUTHOR
1/08/2018 delete

Bagus dan enak d liatnya, mo belajar dong...

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
1/08/2018 delete

Makasih, silahkan dipelajari kalau ada yang belum paham tinggal di tanyakan saja,

Reply
avatar
Unknown
AUTHOR
1/12/2018 delete

MAS Password kirim ke email dong ke office.promexjatiasih@gmail.com

Reply
avatar
1/24/2018 delete

password mas
ajambewangi@gmail.com

Reply
avatar
Unknown
AUTHOR
1/24/2018 delete

paswordnya om

Reply
avatar
1/26/2018 delete

Passwordnya dong Gan, ryudanto@gmail.com

Reply
avatar
1/30/2018 delete

gan Passwordnya dong nasrulhdd@gmail.com

Reply
avatar
Ratna Oppo
AUTHOR
2/01/2018 delete

pasword nya mohon dikirim
ratna.oppo96@gmail.com

Reply
avatar
2/01/2018 delete

Password please sir. dowaldowel@gmail.com

Reply
avatar
2/04/2018 delete

Minta passwordnya gan

Reply
avatar
2/05/2018 delete

minta passwordny gan hadi.sumaryadi@yahoo.com

Reply
avatar
Unknown
AUTHOR
2/06/2018 delete

kirim email saya boleh ? riskaoktav2@gmail.com

Reply
avatar
NeStAzAqQa
AUTHOR
2/07/2018 delete

Bisa minta psswrd nya nestazaqqa@gmail.com

Reply
avatar
2/11/2018 delete

Gan, minta password donk email ane faizalmuhidu@gmail.com

Reply
avatar
2/13/2018 delete

Sudah sy inbox mas

Reply
avatar
Kang Rezot
AUTHOR
2/14/2018 delete

oke sudah ya.

Reply
avatar
2/15/2018 delete

Terima kasih sharingnya, sangat bermanfaat.

email : fajar.rizalrullah@gmail.com

Reply
avatar
2/20/2018 delete

mas bro minta passwordnya dunk..
rooney.chania@gmail.com

thx ya

Reply
avatar
yusup alkop
AUTHOR
2/22/2018 delete

mantap jiwa bos..
tolong dikirim password nya...
soalnya dalam rumus =COUNTIF(.........) masih error

Reply
avatar
yusup alkop
AUTHOR
2/22/2018 delete

kirim email ke yusup.alkop@gmail.com

Reply
avatar
Unknown
AUTHOR
2/22/2018 delete

bisa minta password nya? email: 16.03luv@gmail.com

Reply
avatar
2/23/2018 delete

pass nya gan. email nya nungkyayupalupi@gmail.com

Reply
avatar
M Basuki
AUTHOR
2/24/2018 delete

mohon paswordnya gan
email mbasuki1@gmail.com

Reply
avatar
Steven Wewen
AUTHOR
2/24/2018 delete

Minta passnya bro email stevenwewen@gmail.com

Reply
avatar
Dan Chus
AUTHOR
3/05/2018 delete

and.chus2012@gmail.com
Mohon info tanggal dan bulan itu pa automatis?
trus harinya terterah pa ganti tiap bulan

Reply
avatar
3/12/2018 delete

APLIKASI SANGAT BANGUS DAN SANGAT MEMBANTU, TOLONG DI KIRIMKAN PASWORDNYA DONG !!!

Reply
avatar
3/14/2018 delete

maaf mas, mohon dibantu untuk dikirim paswordnya via email:sa.sidharta@gmail.com, terimakasih.

Reply
avatar
luky zawa
AUTHOR
3/14/2018 delete

password nya bos
lukyzawa@gmail.com

Reply
avatar
3/16/2018 delete

passwordnya dong...
rickyw.yusriadi@gmail.com

Reply
avatar
Arvant Qzei
AUTHOR
3/16/2018 delete

Mas minta paswordnya ( arvant.mfc@gmail.com' - 'Absensi Otomatis Microsoft Excel'

Reply
avatar
Boniez Thea
AUTHOR
3/17/2018 delete

Passwordnya gan,,,
kirim ke email saya bond280675@gmail.com

Reply
avatar
3/20/2018 delete

maaf sebelumnya, passwordya apa bang ?

Reply
avatar
marisa icha
AUTHOR
3/21/2018 delete

passwordnya dong ka ke marisaherry07@gmail.com. trims

Reply
avatar
Unknown
AUTHOR
3/31/2018 delete

bagi pass y donk mas acbar28@gmail.com

Reply
avatar
Boniez Thea
AUTHOR
4/02/2018 delete

Ga dikirim2 passnya nih

Reply
avatar
Unknown
AUTHOR
4/11/2018 delete

mas minta paspornya dong

Reply
avatar
Unknown
AUTHOR
4/17/2018 delete

minta passnya rezapati@yahoo.com

Reply
avatar
sugi yarto
AUTHOR
4/30/2018 delete

Mas, kirim passwordnya ke email sugiyarto629@gmail.com

Reply
avatar
BangDewa
AUTHOR
5/03/2018 delete

Izin passwordny gan, dewa1088@gmail.com

Reply
avatar
AWS MOTOR
AUTHOR
5/10/2018 delete

awscell10@gmail.com

Reply
avatar
iwan setyawan
AUTHOR
5/21/2018 delete

link down load n passnya gan

Reply
avatar

Ada yang ingin ditanyakan? Silahkan tulis dikolom kometar.

CATATAN: Centang Beri tahu saya atau Notify me (pojok kanan bawah kolom komentar) jika ingin pemberitahuan balasan komentar masuk ke email anda.